KSeF uszczelni system, ale wiąże się z pewnymi wyzwaniami - KPMG (opinia)

W kwietniu 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną mapę drogową, na której określiło kilka kamieni milowych, niezbędnych do etapowego wprowadzenia obowiązkowego KSeF w 2026 r.

Część z nich, w tym najważniejszy – uchwalenie ustawy wprowadzającej tzw. KSeF 2.0 – została już zrealizowana. Wciąż czeka jednak m.in. uruchomienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0.

"Podstawowe założenia KSeF od strony biznesowej są znane - ma on zautomatyzować obrót faktur pomiędzy wszystkimi podatnikami, uprościć procesy księgowe i uszczelnić system. Obecnie jedynie największe organizacje wymieniają między sobą informacje o dokonanych transakcjach w sposób automatyczny np. za pośrednictwem EDI" - napisał Kamil Chmielewski w przesłanym PAP Biznes komentarzu.

Dodał, że dzięki KSeF takie możliwości będą mieli wszyscy podatnicy, co powinno przyczynić się do zwiększenia pewności obrotu gospodarczego. Nie będzie już bowiem ryzyka, że faktura zaginęła, ani wątpliwości w zakresie daty jej otrzymania, gdyż ta wynika wprost z ustawy i co do zasady jest równa dacie nadania numeru KSeF ID.

Doradca podatkowy KPMG zwraca uwagę, że dzięki wprowadzeniu obowiązkowego KSeF skróceniu ulegnie też podstawowy termin zwrotu VAT z 60 na 40 dni, co powinno pozytywnie wpłynąć na płynność wielu podatników.

"Wprowadzenie KSeF, poza oczywistymi korzyściami, może w pierwszej fazie wiązać się z niedogodnościami. Jednym z podstawowych wyzwań dla wielu przedsiębiorców będzie ustalenie, jakie informacje mają być wykazywane w poszczególnych polach e-faktury. Może się bowiem zdarzyć, że różne systemy będą przekazywały te same informacje w innych polach. To może prowadzić do sytuacji, w której zakładana automatyzacja wymiany informacji nie nastąpi w pierwszej fazie obowiązkowego KSeF, gdyż informacje wprawdzie będą na fakturze, ale i tak trzeba będzie je wyszukiwać ręcznie" - napisał.

Kwestia stabilności nowego systemu również budzi niepokój wśród podatników. Przy pracach nad KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów starało się uwzględnić te obawy wprowadzając tryby nadzwyczajne, tj.: offline24, niedostępność, awarię oraz sytuacje kryzysowe.

"Z punktu widzenia wystawców faktur wydaje się, że najczęściej przez nich wykorzystywany będzie tryb offline24, który pozwala na przesłanie faktury do KSeF z opóźnieniem, tj. w kolejnym dniu roboczym. Wprowadzenie tego trybu zostało bardzo pozytywnie przyjęte przez podmioty uczestniczące w konsultacjach społecznych" - napisał Kamil Chmielewski.

"Pewne wątpliwości wzbudza fakt, że w przypadku trybu offline24 krajowi nabywcy, posługujący się numerem NIP, będą otrzymywać faktury, co do zasady za pośrednictwem KSeF. Pojawia się zatem pytanie, co wydać nabywcy w momencie sprzedaży, gdy sama faktura zostanie przesłana do KSeF następnego dnia roboczego" - dodał.

Osobnym problemem jest również kwestia wizualizacji e-faktur wysłanych do KSeF. W Ministerstwie Finansów prace nad odpowiednim rozporządzeniem wykonawczym jeszcze (stan na 15 września 2025 r.) się nie zakończyły.

"W naszej ocenie kwestia wizualizacji jest niebywale istotna, gdyż przynajmniej w początkowym okresie obowiązkowego KSeF najprawdopodobniej podatnicy wciąż będą bazować na wizualizacjach otrzymanych zgodnie z obecnymi procesami" - uważa ekspert KPMG.

"Z pewnością dużym wyzwaniem dla biznesu będzie krótki czas pomiędzy finalizacją legislacji i publikacją testowego środowiska KSeF 2.0 a wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Jednak ten problem wydaje się, że został zaadresowany przez ustawodawcę, który odroczył stosowanie kar za wystawianie faktur poza KSeF do 1 stycznia 2027 r.

Warto podkreślić, że obowiązkowy KSeF jest zatem kolejnym krokiem w digitalizacji polskiej gospodarki, wpisującym się w ogólnoświatowy trend związany z cyfryzacją rozliczeń pomiędzy podatnikami" - napisał Kamil Chmielewski. (PAP Biznes)

pr/