KSeF dla małych firm - czy warto wdrożyć wcześniej? (MediaRoom)
Pojawienie się Krajowego Systemu e-Faktur budzi wiele emocji, zwłaszcza wśród właścicieli małych firm. Część przedsiębiorców traktuje go jako kolejne administracyjne obciążenie, inni widzą w nim szansę na usprawnienie procesów księgowych i ograniczenie błędów. Warto przyjrzeć się bliżej temu rozwiązaniu i zastanowić się, czy jego wcześniejsze wdrożenie może przynieść realne korzyści. Małe firmy często zyskują przewagę rynkową wtedy, gdy szybciej adaptują się do zmian.
Na czym polega KSeF i jak działa?
KSeF to platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że każda wystawiona faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a dane są przechowywane w bezpieczny i jednolity sposób. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko błędów oraz nieścisłości pomiędzy kontrahentami. Wystawianie faktur w systemie eliminuje konieczność ich przesyłania mailem, a tym samym skraca proces obiegu dokumentów. Warto dodać, że małe firmy często wystawiają dokumenty ręcznie lub z pomocą prostych programów - KSeF wprowadza tu nową, bardziej uporządkowaną rzeczywistość.
Korzyścią jest także możliwość bieżącej kontroli poprawności faktur przez system. To przekłada się na mniejsze ryzyko korekt i problemów księgowych. W dłuższej perspektywie może to oznaczać oszczędność czasu i pieniędzy, co dla mikroprzedsiębiorstw jest szczególnie ważne.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF wcześniej, a nie czekać?
Firmy, które zdecydują się na wcześniejsze wdrożenie, zyskują przewagę w postaci oswojenia pracowników z nowym narzędziem, bez presji czasu. Zanim system stanie się obowiązkowy, można spokojnie przetestować jego działanie, sprawdzić integrację z programem księgowym i dopracować procedury obiegu faktur. Dla wielu właścicieli małych firm, którzy sami prowadzą księgowość, to ogromne ułatwienie - pozwala uniknąć chaosu tuż przed wejściem nowych regulacji.
Wdrażając KSeF wcześniej, można również szybciej wychwycić ewentualne niedogodności techniczne. Dzięki temu uniknie się sytuacji, w której wszystkie problemy trzeba rozwiązać w ostatniej chwili, pod presją obowiązku ustawowego. Firmy, które przygotują się zawczasu, często również lepiej radzą sobie z obsługą kontrahentów, którzy już pracują w systemie.
Jakie korzyści może przynieść testowe wdrożenie?
Największą zaletą wcześniejszego wdrożenia jest możliwość dostosowania procesów wewnętrznych. Dzięki testom przedsiębiorca zaczyna zauważać, że codzienna praca może stać się prostsza, szybsza i bardziej przejrzysta.
Przykłady usprawnień:
- mniej pomyłek w fakturowaniu,
- szybsza wymiana dokumentów z kontrahentami,
- przechowywanie faktur w jednym miejscu,
- szybszy dostęp księgowej do dokumentów.
Dodatkowym atutem jest większe zaufanie kontrahentów, którzy mogą być spokojniejsi o prawidłowość rozliczeń. Jeśli system zostanie wdrożony odpowiednio wcześniej, można też dokładniej przeanalizować dostępne narzędzia, np. https://symfonia.pl/oprogramowanie/ksef/ i wybrać oprogramowanie dopasowane do realnych potrzeb firmy.
Jak przygotować firmę na nowe rozwiązania?
Przygotowanie biznesu do KSeF wymaga kilku kroków. Przede wszystkim przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy obecny program do fakturowania wspiera wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Kolejnym etapem jest przeszkolenie pracowników lub - jeśli właściciel firmy sam wystawia faktury - zapoznanie się z nowym systemem.
Najgorsze, co można zrobić, to odkładać przygotowania do ostatniej chwili. Wdrożenie na szybko prowadzi często do stresu i błędów, które można było wcześniej wyeliminować. Dobrym rozwiązaniem jest stopniowe przechodzenie na KSeF - np. wystawianie części faktur tradycyjnie, a części w systemie.
Czy KSeF oznacza więcej pracy dla przedsiębiorcy?
Na początku może się wydawać, że KSeF to dodatkowe obciążenie, bo trzeba nauczyć się nowego systemu i zmienić przyzwyczajenia. W praktyce jednak po krótkim czasie okazuje się, że procesy stają się bardziej zautomatyzowane. Właściciel firmy nie musi już wysyłać faktur mailem, pilnować ich archiwizacji czy martwić się utratą dokumentów.
Można to porównać do przejścia z papierowych faktur na elektroniczne - początkowo również budziło opór, a dziś jest normą. Cytując jednego z przedsiębiorców: „Na początku walczyłem z każdą nową zmianą w księgowości, ale teraz wiem, że wcześniejsze wdrożenie pozwala spokojniej wejść w nowe zasady”.
Jakie błędy popełniają małe firmy przy wdrożeniu?
Najczęściej spotykanym błędem jest brak przygotowania albo odkładanie wszystkiego na ostatnią chwilę. Drugim problemem jest niedostosowanie oprogramowania - część firm próbuje obsłużyć KSeF na własną rękę, co prowadzi do pomyłek. Trzecim błędem jest brak komunikacji z księgową, która powinna aktywnie uczestniczyć w procesie przejścia na nowy model fakturowania.
Odpowiednie planowanie i wcześniejsze wdrożenie pozwala uniknąć tych problemów i zapewnia spokojne wejście w nową rzeczywistość.
Więcej na: https://symfonia.pl
Źródło informacji: Symfonia