Zmiany w kodeksie pracy od 2026 roku - jak to wpłynie na przechowywanie dokumentów pracowniczych?
Zmieniają się przepisy, a wraz z nimi rosną obowiązki pracodawców. Od 2026 roku dokumentacja pracownicza stanie się jeszcze bardziej złożona, do akt osobowych trafią nowe dane, a każda luka może kosztować firmę czas, nerwy i pieniądze. Czy Twoja organizacja jest na to gotowa? Sprawdź, co oznaczają nadchodzące zmiany i jak przygotować dokumentację, by uniknąć chaosu i wykorzystać cyfryzację na swoją korzyść.
Co się zmienia w 2026 roku i jak wpływa na Twoją firmę?
Od 2026 roku zmieniają się zasady ustalania stażu pracy. Będzie on obejmować nie tylko klasyczne umowy o pracę, ale także udokumentowane okresy wykonywania zleceń, prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy za granicą. To duża zmiana, która bezpośrednio wpływa na sposób gromadzenia, aktualizacji i przechowywania dokumentacji pracowniczej w firmach.
Działy HR i biura rachunkowe będą musiały uzupełniać akta osobowe o nowe dokumenty, takie jak zaświadczenia z ZUS, umowy cywilnoprawne, świadectwa pracy i inne dowody potwierdzające zatrudnienie poza dotychczasowym systemem. Co ważne, to na firmie będzie ciążył obowiązek przeliczenia stażu pracy i naliczenia wynikających z tego uprawnień, np. dodatkowych dni urlopu, wyższych dodatków stażowych czy przysługujących odpraw.
Pracownicy będą mieli 24 miesiące na dostarczenie dokumentów, a w przypadku wątpliwości pracodawca może odmówić ich uznania. To otwiera drogę do potencjalnych sporów, również na drodze sądowej. Dlatego przejrzystość i kompletność dokumentacji pracowniczej stanie się kluczowa, nie tylko ze względu na obowiązki formalne, ale też dla bezpieczeństwa i spokoju organizacyjnego firmy.
Nowe przepisy wymuszą regularne przeglądy, uzupełnienia i systematyzowanie dokumentów, a więc zwiększą skalę obowiązków i odpowiedzialności. Przedsiębiorcy muszą więc przygotować się na bardziej złożone i rygorystyczne zarządzanie dokumentacją kadrową niż dotychczas. Na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/ możesz przeczytać więcej o odpowiednim przechowywaniu dokumentów.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych, jak robić to bezpiecznie?
Nowelizacja Kodeksu pracy od 2026 roku oznacza nie tylko większą ilość dokumentów, które należy gromadzić, ale też nowe wymogi co do ich kompletności, dostępności i bezpieczeństwa. Dlatego firmy muszą na nowo przyjrzeć się temu, jak przechowują dokumentację pracowniczą, zarówno tę w wersji papierowej, jak i cyfrowej.
W teorii można zająć się tym samodzielnie, jednak w praktyce jest to zadanie wymagające odpowiedniego przygotowania. Po pierwsze, trzeba dysponować miejscem do bezpiecznego i zgodnego z przepisami przechowywania dokumentów (np. z kontrolą dostępu czy zabezpieczeniami przeciwpożarowymi). Po drugie, konieczne są procedury porządkujące i aktualizujące dane, tak aby w razie kontroli czy sporu pracowniczego łatwo było udowodnić, że dokumentacja jest pełna i zgodna ze stanem faktycznym.
W przypadku digitalizacji dochodzą kolejne wymagania: odpowiedni sprzęt skanujący, standaryzacja plików, system do ich przechowywania i organizowania oraz przeszkolony zespół, który nie popełni błędów np. przy podpisywaniu, kategoryzowaniu czy zabezpieczaniu danych. Nawet drobne zaniedbanie np. źle nazwany plik lub zapisane w niewłaściwym miejscu zaświadczenie może skutkować poważnymi konsekwencjami, zwłaszcza w świetle nowych regulacji.
Warto pamiętać, że bezpieczeństwo przechowywania dokumentów pracowniczych to również przeciwdziałanie chaosowi organizacyjnemu, ryzyku błędnych naliczeń i ewentualnym konfliktom z pracownikami. Dlatego każda firma powinna ocenić, czy dysponuje zasobami, aby zająć się tym samodzielnie, zanim zrobi to w sposób, który okaże się niewystarczający.
Digitalizacja dokumentów pracowniczych ze wsparciem zewnętrznej firmy
Wobec zmian, które wejdą w życie w 2026 roku, coraz więcej firm decyduje się na zlecenie digitalizacji dokumentacji pracowniczej podmiotom zewnętrznym. To rozwiązanie, które pozwala nie tylko zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów, ale przede wszystkim zadbać o bezpieczeństwo i zgodność całego procesu z obowiązującymi przepisami. Wybór doświadczonego partnera to klucz do skutecznego uporządkowania akt osobowych, szczególnie teraz, gdy zakres dokumentacji znacząco się poszerza.
Jedną z firm, która kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w tym zakresie, jest Rhenus Office Systems Poland z blisko 25-letnim doświadczeniem na polskim rynku. Więcej o firmie przeczytasz na stronie: https://www.rhenus-office.pl. Oferowany przez nią proces digitalizacji rozpoczyna się od bezpiecznego odbioru dokumentów przez przeszkolony zespół. Następnie wszystkie akta są digitalizowane zgodnie ze standardami jakości i przepisami RODO, a dokumenty trafiają do czytelnego, uporządkowanego systemu umożliwiającego szybki dostęp do danych.
Warto rozważyć wdrożenie rozwiązania, jakim jest e-teczka pracownicza, o której więcej przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/e-teczka/, czyli cyfrowy odpowiednik papierowych akt osobowych. Dzięki niej wszystkie dane są zebrane w jednym miejscu, łatwe do przeszukiwania i dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych. To nie tylko wygoda, ale też zabezpieczenie firmy na wypadek kontroli lub sporów z pracownikami. Co istotne, firma oferuje e-teczkę jako usługę, którą można wdrożyć razem z digitalizacją bieżącej i archiwalnej dokumentacji.
Zlecając digitalizację profesjonalnej firmie, zyskujesz spokój i pewność, że Twoja dokumentacja pracownicza będzie gotowa na nowe regulacje, a Ty będziesz mógł skupić się na dalszym rozwijaniu swojego biznesu.
Więcej na: rhenus-office.pl
Źródło informacji: Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
